Ces dernières années les espaces de travail sont en pleine mutation ! En cause ? Les besoins d’améliorer la qualité de vie au travail, de rendre le travail plus collaboratif, de proposer une véritable expérience salarié et de peaufiner sa marque employeur sont venus rejoindre les traditionnels enjeux immobiliers et financiers. Considéré par certains comme la recette magique de l’aménagement, tandis que d’autres le fuient en courant, le flex office s’impose peu à peu dans les entreprises. Mais qu’en pensent ses utilisateurs ? Aujourd’hui, sortons de notre service RH et allons voir ce qui se passe dans cet espace sans poste attribué !

Flex office : perspective d’un employeur

Flex office perspective employeur

Dans un contexte où nombre d’entreprises investissent massivement dans les nouveaux bureaux, nous allons vous présenter une perspective intéressante. Le 15 février 2018, nous avons assisté au séminaire “Le travail de demain” organisé par des étudiants de la Sorbonne Nouvelle. Lors de cet événement, le département Security Services du groupe bancaire BNP Paribas était présent. Les responsables RH du groupe ont pris l’exemple du site de Pantin, où travaillent près de 3.500 collaborateurs.

Le passage en flex office se fait souvent lors d’un déménagement. En effet, il est plus simple de changer la disposition des espaces de travail en construisant du neuf, plutôt que d’investir dans l’adaptation de bâtiments plus anciens. Les nouveaux espaces de travail sont caractérisés par leur côté modulable et flexible. Les entreprises changent leurs bureaux, notamment pour faire des économies mais également pour favoriser la collaboration entre les salariés. Chez BNP Paribas, l’objectif est que seulement 10% des bureaux de leur espace de travail de Pantin soient individuels à terme. L’entreprise a signé un accord sur le télétravail en 2009 et, combiné avec le flex office, cela permet d’optimiser l’espace.

Chez BNP Paribas, les décideurs RH ont choisi de miser sur une transition progressive. Pour cela, l’entreprise a mené deux tests pilotes sur deux étages différents. Dans un souci d’amélioration continue et d’accompagnement au changement, l’entreprise s’est basée sur une phase test de 3 ans, afin d’être certaine que l’expérience salarié soit positive.

Flex office : point de vue des employés

Flex office perspective employé

Les employés sont en effet les plus affectés par les nouveaux espaces. Une des responsables RH de BNP Paribas nous a parlé d’un phénomène qu’elle nomme l’effet “Wahoo”. Au début, les collaborateurs sont souvent très enthousiastes lorsque le changement a lieu. Cependant, cela correspond à la partie émergée de l’iceberg… En effet, après quelques temps, certains problèmes commencent à se poser.

Tout d’abord, il y peu de bureaux individuels dans les nouveaux espaces. Cela permet de renforcer l’esprit collaboratif de l’espace de travail, certes. Mais pour un collaborateur, se retrouver à devoir travailler à côté de son manager en permanence peut être déstabilisant. Le fait de se sentir surveillé constamment peut nuire à la productivité de ce dernier.

BNP Paribas Security Services a estimé que le temps d’adaptation des équipes était de l’ordre de 3 à 6 mois. Les perceptions des employés restent néanmoins globalement très positives, et les employés sont heureux que l’espace de travail soit plus vivant.

Flex office : vision d’un designerFlex office et bureautonie

Au salon MaddyKeynote qui s’est déroulé le 1er février 2018 à l’espace Cent Quatre, nous avons assisté à la présentation des programmes start-ups de la SNCF… Mais également à une conférence sur la bureautonie ! Vous pouvez retrouver le lien de la vidéo de la présentation ici. Ce joli terme a été utilisé par Oliver Saguez et renvoie l’image d’un espace de travail sans convivialité.

Selon ce designer de bureaux, la numérisation et la dématérialisation ont fait évolué les rapports humains. Cependant, cela ne signe pas la disparition des bureaux. Même si le travail en remote se développe, le designer estime que des bureaux ouverts sont nécessaires pour créer du lien. En effet, il estime qu’avec l’arrivée des nouvelles générations, l’esprit collaboratif des espaces de travail va être renforcé. On connaissait l’open space connecté, lui nous propose l’open space modulé ! Il propose 4 piliers dans la construction de ces nouveaux bureaux : créer des espaces favorisant la concentration, les moments de partage, l’innovation et la détente. Libre à vous ensuite d’animer votre espace (en open space ou non) comme vous le souhaitez !

Voir aussi : L’interview de Noëlle Trinanes, Responsable RH chez Dell, à propos du télétravail, du flex office et du rôle des RH.

 

Le Flex Office selon différentes perspectives
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Le Flex Office selon différentes perspectives

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