Alors que l’apparition du terme “onboarding ” se fait au début des années 1990, son utilisation n’a jamais été aussi fréquente qu’en ce début de siècle. Silkroad Technology, fournisseur de solutions de gestion des talents, a même publié un guide pratique consacré à l’intégration des employés en milieu entrepreneurial. Ce processus, selon eux, devrait être complet, systématisé, et automatisé. Plus les entreprises organisent leurs systèmes d’accueil et préparent les nouveaux collaborateurs à entamer leurs rôles, plus vite ils seront en mesure d’être productifs et de contribuer aux missions de l’entreprise.
Selon la compilation d’études réalisée par Urban Bound, un processus d’onboarding standardisé pourrait augmenter de 54% la productivité des nouvelles recrues. En terme de rétention, une bonne intégration augmenterait à 69% le taux de nouvelles recrues qui resteront au moins trois ans au sein de l’entreprise (selon O.C.Tanner). La transmission de la culture d’entreprise est la troisième raison pour laquelle ce sujet est de plus en plus abordé sachant que cet élément est de moins en moins un atout, et de plus en plus une nécessité. Les grands groupes sont de plus en plus convaincus de la pertinence de ce processus qu’ils adaptent, comme nous le verrons, chacun à leur façon.
Valve : Un livret spécial “Onboarding”
Les mots “Portal, Half-life, Counter-Strike, Team Fortress, Day of Defeat” ou encore “Left 4 Dead” vous disent quelque chose ? Ce sont les six séries de la société américaine de développement de jeux vidéos Valve. Cette entreprise qui vaut aujourd’hui des milliards de dollars se dit “libérée” : A bas la pyramide hiérarchique classique ! Parmi les valeurs les plus remarquables de la firme, figurent la confiance et l’autonomie. Si pour certains cette dynamique est synonyme de chaos, la société répond que cela ne signifie pas qu’ils sont livrés à eux-mêmes.
En effet, en 2012, la firme a sorti son livret d’accueil (handbook) qui est aujourd’hui devenu la bible de travail des nouveaux employés. Ce dernier explique et décrit les conditions de travail :
- Une organisation plate comme celle des groupes Gore Tex et Poult, pour favoriser l’autogestion, sans hiérarchie intermédiaire.
- Les collaborateurs choisissent ce sur quoi ils ont envie de travailler.
- Des bureaux sur roulettes sont à leur disposition pour renforcer le mode de travail en groupe et la flexibilité de l’espace.
- Le Peer Review, système d’évaluation par les pairs, est un de leurs principes fondamentaux.
- L’inexistence de crunch-time, donc pas de périodes critiques durant lesquels il est nécessaire de travailler durement et rapidement.
- Des bonus sans montant limite.
Le fonctionnement de la dynamique de travail y est enseignée de manière fun puisqu’elle inclut des codes graphiques relatifs aux jeux créés par l’entreprise et des dialogues illustrés. Différentes méthodes et pratiques y sont éclaircies et une des sections (dédiée à la performance) est intitulée “How am I doing ?“. Une de nos pages préférées couvre la question du “But what if we all screw up ?” encourageant la culture de l’apprentissage.
Ce fameux handbook est disponible en ligne et est ainsi devenu une partie intégrante de leur marque employeur, leur attirant bien des talents.
Pour Facebook, l’onboarding est sacré aussi
Règle d’or pour l’entreprise de plus de 13,000 employés : celle des 45 premières minutes des nouvelles recrues ! Pour Tim Campos, le directeur d’information à Facebook, l’intégration des collaborateurs commence tôt et devrait se faire rapidement. Pour lui, si la société ne suscite pas leur curiosité et leur intérêt dès les premiers trois-quarts d’heure, c’est que les stratégies d’intégration ne sont pas au point. Des activités qui expliquent les valeurs, rôles, missions et pratiques de l’entreprise sont donc programmés à l’avance.
Pour ses nouveaux ingénieurs, Facebook organise également des Boot Camps qui s’étendent sur six mois au siège de Menlo Park. Le but ? Leur donner une expérience réelle et pratique. Au menu :
- Découverte de la base de code.
- Aperçu de la culture de l’entreprise.
- Initiation à la résolution de problèmes.
- Inspiration, motivation, gratification.
Fini les exposés et les présentations habituels, pour ne pas dire légèrement ennuyants. Une fois le boot camp terminé, les employés choisissent leurs équipes et projets selon ce qui les a le plus passionné durant cette phase d’entraînement.
Onboarding chez Google : l’équipe avant tout
Pour commencer, Ice breaker ! Il est hors de question que les nouveaux arrivés passent inaperçus à Google. Pour leur premier jour, la société leur remet une casquette spéciale “Noogle” (probablement un mélange entre “Google” et “Noob” – novice/bleu en anglais) avec les couleurs de leur logo et leur offre un énorme ballon qu’ils pourront accrocher à leurs bureaux.
Le géant des services technologiques mise sur les apprentissages pratiques et cognitifs qui créent un sentiment de connexion entre les employés. L’intégration est alors basée sur les activités de travail en équipe qui élimine d’emblée le sentiment d’isolement que peuvent éprouver les nouveaux collaborateurs. Cela leur permet également de “trouver” leur place.
Avant de les accueillir, les managers des nouvelles recrues qui sont là pour les accompagner, préparent une liste qui leur rappelle les 5 conseils prouvés stimulants au niveau de la productivité :
- Discuter des rôles et responsabilités.
- Jumeler le nouveau collaborateur avec un “peer buddy”
- Etablir les onboarding check-ins une fois par mois pendant les six premiers mois
- Commencer la construction d’un réseau à l’intérieur de l’entreprise
- Encourager le dialogue ouvert pour éviter de grands conflits internes
Expérience Onboarding-ante chez Pinterest
Une journée orientation et toute une semaine dédiée à l’intégration s’annonce chez la société d’applications web et mobile Pinterest, à San Francisco ! Avant d’arriver, les nouvelles recrues reçoivent un courriel avec le détail du programme du premier jour, ce qui leur permet de préparer leurs propres présentations.
C’est une “Hire Class” qui a d’abord lieu et qui commence après le petit déjeuner collectif. La valeur principale de la compagnie est alors directement introduite : le “knitting”, ce qui veut dire collaborer avec les autres et découvrir le monde à partir de divers points de vus. Plus la salle est composée d’individus provenants de différents contextes et ayant différentes perspectives, mieux c’est. Ben et Evan, les fondateurs de la société, entament ensuite une série de discussions avec les nouveaux collaborateurs, autour de tout ce qui concerne Pinterest. Il ne s’agit pas seulement de les écouter, mais aussi d’échanger avec eux. Ainsi, les questions et les idées sont fortement appréciées. Transparence garantie ! La deuxième journée est réservée à l’introduction des détails techniques, les ingénieurs rejoignent le bootcamp, et les équipes se forment ou se complètent.
En fin de semaine, It’s a wrap ! Les nouveaux membres découvrent le voisinage et font du bénévolat au studio Knit SF, avant de trinquer au “Hire Happy Hour” du Mars Bar. De quoi commencer l’expérience en beauté ?
Apple croque son onboarding à pleines dents
Lorsque les candidats postulent chez Apple, ils ne sont jamais sûrs de la position qu’il pourront occuper s’ils sont retenus. Le premier jour, ils reçoivent des grands paquets conçus par l’entreprise. Pour les plus curieux, ces boîtes contiennent des autocollants, des formulaires provenant de la direction des ressources humaines, et des t-shirts “Class Of” de leurs “promotions” ! Un iMac est distribué à tout le monde et chacun doit le mettre en place par lui-même. L’idée est, au final, de laisser les employés inter-agir ensemble.
