Comment bien intégrer stagiaires et alternants dans votre entreprise ?

Intégrer stagiaires et alternants

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Accueillir et intégrer les stagiaires et les alternants dans une entreprise est souvent considéré comme une tâche non prioritaire. En effet, l’entreprise est un environnement social dont une des règles est le respect de la hiérarchie. Il est donc « normal » et souvent admis que l’on s’intéresse moins au stagiaire qu’au CEO de son entreprise. Et pourtant, s’agissant du simple respect ou ne serait-ce que pour mieux tirer parti de ces talents en devenir, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il est important et intéressant de bien intégrer ceux qui ne sont là que pour un temps. 

À quoi ça sert un stagiaire ? 

Le temps du « stage photocopieuse » est depuis longtemps révolu. En partie parce qu’il y a de moins en moins de photocopieuses, c’est vrai, et surtout parce que, comme l’ont compris de nombreuses entreprises, un jeune peut leur apporter beaucoup. 

Une nouvelle énergie

Les stagiaires sont souvent enthousiastes à l’idée de s’imprégner de toutes les connaissances qu’ils peuvent acquérir au cours de leur bref séjour dans l’entreprise. De nombreux stagiaires arrivent dans l’entreprise avec une énergie positive qui aura un impact réel sur la culture de celle-ci. Et puis, avec la génération Z, vous n’êtes pas à l’abri d’apprendre quelque chose de nouveau grâce à votre stagiaire, surtout si vous travaillez dans la com ou le digital.

De nouvelles idées

Un stagiaire ou un alternant, c’est aussi des idées fraîches pour votre business. La génération Z porte en elle l’amour de la technologie et celui de la prise d’initiative.  C’est ainsi que chez Gameloft — développement de jeux vidéo pour smartphones —, les stagiaires des différents départements (marketing, compta, sales) ont créé de leur propre initiative un groupe de « testeurs de jeux » au sein de l’entreprise. Certains d’entre eux ont même été embauchés en tant que testeurs ou chefs de projet par la suite ! 

Un vivier de talents

Guerre des talents oblige, bien intégrer un stagiaire, c’est se donner les moyens de détecter les talents au berceau et de les fidéliser avant qu’ils n’aillent voir ailleurs. C’est le cas par exemple dans des groupes comme Axa. Le directeur général d’Axa France, Guillaume Borie, 35 ans, a poursuivi en interne une carrière commencée il y a une dizaine d’années par un banal stage de fin d’études pour ensuite saisir les opportunités les unes après les autres. Dans un article des Échos consacré à ce sujet, le lien est fait entre bonne intégration des stagiaires et « carrières maison ».

Mais alors, comment faire pour bien accueillir ses stagiaires et alternants et faire en sorte qu’ils deviennent davantage que de simples figurants ou d’honnêtes bouche-trous ? 

Avant le grand bain 

L’arrivée d’un stagiaire, ça se prépare. Avant qu’ils ne fassent le grand plongeon dans le monde de l’entreprise, assurez-vous de bien accueillir vos jeunes recrues temporaires. Accompagnez-les dans les démarches administratives de leur école, voire dans leurs recherches de logement. Fournissez-leur par exemple les bons plans et les bonnes adresses de votre ville. Certaines entreprises, comme Home Depot aux États-Unis, font parvenir un welcome kit avec des goodies et des documents relatifs à l’entreprise quelques jours avant d’accueillir leurs stagiaires. Les stagiaires et les alternants plébiscitent aussi les entreprises qui ont mis en place de véritables programmes d’intégration et d’accompagnement pour eux. Pour la start-up Theodo, le suivi démarre avant même l’arrivée du stagiaire dans les locaux ! « À partir du moment où la personne est recrutée, elle est considérée comme faisant partie de la boîte ; son manager, appelé “coach” la rencontre, prépare son arrivée, répond à ses questions et on l’invite aux événements team building qui ont lieu une fois par mois », se félicite Benoît Charles-Lavauzelle, cofounder de Theodo.  Chez Bayes Impact, même démarche. On assigne un “buddy”, un poisson-pilote, à chaque stagiaire dès sa première heure de présence sur le lieu de travail. Le buddy n’est pas le maître de stage ; c’est un ange gardien dont le rôle est de mettre à l’aise le stagiaire ou alternant en lui expliquant la politique de l’entreprise, qui est qui et comment fonctionne la machine à café. Une mise en contexte douce mais efficace qui permet de tirer parti du stagiaire rapidement. 

Apprendre à nager

Et pourquoi pas un programme de formation adapté aux stagiaires ? C’est ce que proposent de manière systématique des entreprises comme Amazon, General Mills ou BNP Paribas.  Ces entreprises possèdent toutes un programme de formation en ligne à deux niveaux :

  • des formations de e-learning mises au point en interne, les mêmes qui sont destinées aux autres salariés ;
  • des formations « spéciales stagiaires », comme celles que l’on trouve sur Coursera ou Udemy, pour une remise à niveau rapide dans le cas où la nouvelle recrue ne saurait plus trop comment fonctionne un tableau croisé dynamique ou si on a besoin de la faire monter en compétences sur un sujet spécifique.

Avec le e-learning, tout est plus facile aujourd’hui ; quelques modules ou vidéos sélectionnés suffisent parfois à mettre un stagiaire dans le bon tempo.

Friture sur la ligne 

La génération Z est aussi souvent appelée « la génération feedback ». Erreur fatale que de laisser ruminer un stagiaire au fond de l’open-space pendant plus de quelques heures ou d’oublier de le convier à une réunion « importante ».  Pour que votre stagiaire se sente comme un poisson dans l’eau, ses missions doivent être clairement définies afin qu’il n’y ait pas de malentendus. Aussi, en cas de conflit ou d’incompréhension, il est également important de savoir désamorcer le problème en communiquant en toute transparence. Pour le stagiaire, savoir qu’il est suffisamment considéré pour pouvoir exposer ses problématiques, ses questionnements et ses idées lui permettra de se sentir bien dans l’entreprise.  Chez Monoprix, on privilégie par exemple les « check-ins en one-to-one » ; comprenez de courtes réunions hebdomadaires entre un stagiaire et son responsable afin de faire le point sur un sujet bloquant, désamorcer une situation frustrante. 

De vraies missions

Les stagiaires et les alternants sont heureux en entreprise s’ils ont le sentiment d’être utiles à leur équipe. C’est la stratégie du groupe Mars : « On leur confie des projets de A à Z : de la conception à la réalisation, en passant par la gestion du budget et de la com. Leur recrutement correspond à un besoin précis », raconte Valérie Savoye, directrice talent France. Même son de cloche chez Séverine Lafon, responsable recrutement et marque employeur pour Air Liquide : « Nous n’avons pas de campagnes de recrutement de stagiaires précises. Nous leur confions des missions selon nos enjeux du moment. » Et faire confiance à du bon, cela permet d’établir une vraie relation entre adultes : Antoine, stagiaire chez la start-up Touscoprod — une plateforme de financement participatif dédiée à l’audiovisuel — explique l’importance de la relation avec son chef : « Pour moi, la motivation dépend de la relation avec le manager. Elle dépend de sa capacité à responsabiliser, à faire confiance, mais également à être honnête avec le stagiaire. Il y a un équilibre à trouver entre responsabilisation et accompagnement, car le stagiaire ne doit se sentir ni abandonné ni surveillé. »

Abigaëlle, stagiaire au sein du groupe de conseil en communication Havas, le confirme : « Chez Havas, si tu montres au départ que tu es sérieux et appliqué, on te donne directement d’importantes responsabilités. Par exemple, j’ai dû très rapidement rédiger des travaux finaux pour des clients, comme des recommandations de stratégie de communication. Après validation de mon travail par mon manager, je me suis retrouvée à présenter mes travaux moi-même devant les dirigeants du groupe client ! Cela n’est pas anodin, et ma motivation a décuplé à partir de ce moment-là. »

Une paie à la fin du mois ? 

Malgré le développement de la rémunération des stagiaires, beaucoup de stages en France ne sont pas encore rémunérés. C’est le cas pour la majorité des stages d’une durée inférieure à deux mois, pour lesquels la rémunération n’est pas obligatoire. Pourtant, rémunérer son stagiaire, c’est donner de la valeur à son travail, et donc le motiver. Or, on sait qu’un employé (ou un stagiaire) motivé est un employé plus efficace au travail ! Payer son stagiaire, c’est aussi lui permettre éventuellement de se loger, et cela permet aux étudiants qui ont peu de moyens de sortir des difficultés financières.

Auteur(s)

  • Rédactrice en chef de Change the Work, j'explore le travail sous toutes ses coutures en espérant montrer l'importance du métier RH dans l'entreprise de demain...

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