Le rapport d’étonnement, également appelé “fresh-eyes feedback” en anglais, est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises pour donner la parole aux nouvelles recrues. Son ambition est de donner la possibilité aux collaborateurs qui ont récemment rejoint l’entreprise de faire entendre leur voix de manière constructive en apportant un regard extérieur et neuf sur la situation actuelle au sein de l’organisation.
Il sert d’outil d’onboarding stratégique pour différents échelons de l’entreprise et de moyen d’intégration pour les salariés.
Pourquoi demander un rapport d’étonnement à vos salariés ?
L’objectif principal est d’amener une nouvelle recrue à élaborer une vision critique et constructive de l’entreprise telle qu’elle la ressent au cours des premiers mois après son arrivée en entreprise.
« L’idée est de miser sur ce regard privilégié qui n’a pas encore été “pollué” par le tout-venant, les habitudes et la culture de l’entreprise », insiste Pascal Christin, expert en management, consultant et formateur chez CSP Formation*.
Le rapport d’étonnement — on parle aussi d’onboarding report — est également un moyen de valoriser le salarié en lui montrant que l’on prend en considération son avis, ses idées et ses premières impressions, et que l’entreprise est prête à entendre sa voix.
Quelle forme donner à ce document ?
Concrètement, le rapport d’étonnement est un questionnaire assez simple que l’on demande à la nouvelle recrue de remplir au bout d’environ trois mois après son arrivée. Il doit permettre de recueillir un certain nombre de propositions d’amélioration de la part du nouveau collaborateur :
- son ressenti sur l’intégration qu’il a vécue ainsi que les missions qu’on lui a présentées ,
- son point de vue sur l’intégration au sein de l’entreprise ;
- sa compréhension de ses missions, son rôle et sa contribution au sein de l’organisation ;
- sa compréhension des outils qui sont à sa disposition ainsi que de la culture de l’entreprise ;
- son ressenti sur sa manière de se projeter dans le cadre de l’entreprise ;
- ses idées et suggestions pour améliorer l’intégration des futures recrues.
Le responsable RH devra formuler un certain nombre de questions qu’il juge pertinentes. Charge ensuite au nouvel arrivant d’y répondre par écrit selon son ressenti.
Uniquement pour les nouveaux ?
Si le rapport d’étonnement est principalement destiné aux nouvelles recrues pendant la phase d’onboarding, c’est un outil qui permet de formaliser les feedbacks collaborateurs dans d’autres situations.
Par exemple, lorsqu’un ingénieur ou un technicien devient manager, lorsqu’un salarié change de job en interne…
Cela fonctionne aussi lorsque vous mettez en place une nouvelle organisation ou quand vous réalisez le déploiement d’un nouvel outil.
Chez PricewaterhouseCoopers (PwC), le rapport d’étonnement a été systématisé chez les managers à chaque promotion ou évolution de poste. L’objectif pour la DRH sur ce genre de process est de réussir à identifier les signaux faibles qui présagent une montée du mécontentement qui pourrait vite se transmettre parmi les associés et augmenter le taux de turnover.
Un rapport utile pour l’entreprise
Mettre en place un rapport d’étonnement, c’est — en tant qu’entreprise — se confronter à une remise en question permanente, ce qui contribue de manière générale à une augmentation de la performance si les rapports sont bien analysés.
Le rapport d’étonnement peut également faire émerger des idées novatrices ou des axes de développement qui n’avaient jamais été soulevés jusqu’alors.
La mythologie de la Silicon Valley rapporte qu’un rapport d’étonnement pourrait être l’une des clés du succès que connaît actuellement Apple. En effet, c’est grâce aux rapports d’étonnement que Steve Jobs s’est intéressé aux innovations qui avaient surpris ses collègues lors d’une visite chez Xerox : la souris, les icônes, l’impression laser ou encore le débit à haute vitesse.
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Exemple de rapport d’étonnement : Christophe Deschamps et Nicolas Moinet à partir d’une biographie de Steve Jobs écrite par Daniel Ichbiah, Les 7 vies de Steve Jobs
Et pour le salarié ?
Rédiger ce genre de rapports permet de faciliter l’onboarding et l’appropriation de la culture de l’entreprise. En s’interrogeant sur le fonctionnement de l’entreprise, il apprend à mieux la connaître et il fluidifie ainsi son intégration.
Il se sent également valorisé dès son arrivée, écouté et pris au sérieux. Cet outil contribue donc largement à sa motivation et à son investissement personnel.
Que faire des résultats ?
Le service des ressources humaines et l’ensemble des dirigeants de l’entreprise doivent prendre le temps d’analyser les rapports d’étonnement pour en tirer des enseignements utiles. Le pire serait de remiser les rapports d’étonnement au fond d’un tiroir ou d’un disque dur et de ne rien en faire. Cela renverrait alors l’image d’une entreprise qui ne s’intéresse pas à la parole de ses employés et l’ensemble du personnel pourrait s’en trouver démotivé.
Et vous pourriez vous en vouloir d’être passé à côté de l’idée du siècle ! Imaginez si Steve Jobs n’avait pas lu ou pas considéré avec importance ce fameux rapport d’étonnement qui l’a mis sur la voie du Mac, puis de l’iPod et enfin de l’iPhone.
