Onboarding et e-learning, quel peut bien être le lien entre les deux ? Le onboarding – le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs – est essentiel quelle que soit la structure de l’entreprise. Il permet entre autres, de favoriser l’engagement des nouvelles recrues, mais c’est également un moyen pour l’entreprise de communiquer sur ses valeurs et sa politique interne, et favoriser ainsi la productivité.
Les exemples de onboarding sont multiples : journée d’intégration, jeux de rôles, déjeuner, parrainage… qui représentent tous un investissement important de temps, d’argent et d’organisation. Dans la majorité des cas, l’entreprise n’est pas pleinement satisfaite de son processus d’intégration et les nouvelles recrues non plus.
Et si le e-learning était la clé pour un onboarding plus efficace ? Voici quelques exemples d’entreprises qui ont su faire levier sur la formation digitale pour rendre leurs processus d’onboarding plus dynamiques, utiles et interactifs.
Le mobile learning chez Apple et Vodafone
Mettre le mobile-learning au cœur du processus d’onboarding, on aurait pu s’y attendre de la part d’un constructeur de téléphone et d’un opérateur mobile.
Chez Vodafone, lorsqu’un nouvel employé rejoint l’entreprise, il a accès à une application 100% dédiée aux nouvelles recrues qui le guide dans son processus d’intégration. Son rôle est double : permettre à l’employé d’assimiler à son rythme des informations cruciales sur l’entreprise et son métier mais aussi permettre à Vodafone d’améliorer son processus d’intégration en mesurant la progression de chacun. Un chatbot basé sur un moteur d’Intelligence Artificielle oriente les utilisateurs, façonne le parcours d’apprentissage et répond à leurs questions les plus fréquentes pour éviter les points de blocage et les temps morts. Des alertes sous forme de notifications sont aussi envoyées aux managers si l’IA détecte des comportements atypiques.
Chez Apple, pas de chatbot mais un iBuddy assigné à chaque nouvel arrivant. C’est un parrain qui ne fait pas forcément partie de son équipe mais qui est disponible par le biais d’une application d’onboarding dédiée sur laquelle du contenu est également disponible.
Le mobile permet d’apporter de la fluidité dans le processus d’onboarding et lui donne le don d’ubiquité tout en faisant gagner du temps aux managers.
Faites-les entrer dans un univers immersif grâce au e-learning
Rejoindre une entreprise, c’est entrer dans un nouvel univers qui comporte des règles et des usages qu’il est bon d’assimiler au plus vite pour se sentir à l’aise.
Pour faire face à la complexité de ses produits, Hubspot – éditeur de logiciels pour équipes marketing, commerciales et de support client – a créé sa propre application d’onboarding : “Foundations”. Elle comprend tout ce qu’un nouvel employé doit apprendre sur l’entreprise. Cet univers que l’on arpente à sa guise et de manière autonome n’oblige pas le nouvel arrivant à suivre un parcours linéaire. Un peu comme dans un jeu vidéo de type jeu de rôle, il y a 1001 façons d’accéder au même contenu et construire son propre socle de connaissances. Les acquis sont validés de manière ponctuelle lors de QCM ou d’exercices pratiques proposés par l’application. Foundations s’est révélé particulièrement efficace lors de la première crise sanitaire lorsque l’entreprise est passée en full remote du jour au lendemain.
BP – British Petroleum – est encore allé plus loin dans l’utilisation du e-learning dans son processus d’onboarding. Une plateforme offrant une profondeur de contenu inédite est mise à disposition des nouvelles recrues. Pour le coup, on se croirait vraiment dans un monde parallèle – un metaverse en version simplifiée diraient certains – qui propose des scénarios de progressions d’une finesse incroyable et qui se créent à la volée en fonction des actions de chaque apprenant. Il faut en moyenne 90 jours pour s’approprier le contenu d’un métier en particulier et acquérir un vernis sur toutes les activités de l’entreprise.
Des passerelles avec le réel sont prévues : des dialogues en visio avec un collaborateur qui prend le temps de valider certains acquis, répondre à des interrogations ou faire l’exposé d’un point précis ou encore la possibilité de prendre rendez-vous “physiquement” avec un manager depuis l’application.
Effectuer une transition douce vers la formation en continu
Si vous ne devez retenir qu’une seule chose de cet article, c’est que le e-learning est une opportunité énorme d’embarquer les nouvelles recrues dans un processus d’apprentissage en continu. Chez Zapier par exemple, on ne fait pas de différence entre onboarding et e-learning. Les nouvelles recrues se connectent à un LMS qui leur propose de picorer le contenu dont ils ont besoin – les “learning bricks” – tout au long de leur carrière en commençant dès le premier jour.
Chez Miro, même démarche : on appelle cela le “craft-learning” ou apprentissage sur mesure. Une manière de responsabiliser les collaborateurs sur l’acquisition de nouveaux savoirs dès leur arrivée en leur donnant la possibilité de construire eux-mêmes leur propre parcours de formation sur le long terme.
Chez Roadsurfer – le plus gros loueur de vans aménagés en Europe – la problématique fut un peu différente. Quand les effectifs sont passés de 20 à 225 en deux ans, il a fallu trouver les moyens de former tous les nouveaux arrivants.
Avec ce défi en tête, Roadsurfer a créé un processus d’onboarding structuré autour d’une véritable université en ligne qui permet de se former en continu et à la demande. Tous les contenus de formations sont réunis en un seul endroit et même les classes virtuelles ont pour point de départ cette unique plateforme avant d’être transférées sur Teams. Toute formation, synchrone ou asynchrone, est validée par un badge ou un mini-diplôme que le salarié accumule sur son profil personnel. Des formations spécifiques lui sont ainsi proposées tout au long de sa carrière dans l’entrerprise.
