Pour une entreprise, faire le choix d’externaliser la gestion de son service de paie revient à abandonner un peu de sa souveraineté en matière de gestion des ressources humaines. Quand il s’agit d’argent, peser le pour et le contre et faire un choix est toujours un exercice délicat que l’on remet souvent à plus tard, c’est-à-dire jamais.

Dans la pratique, l’externalisation peut, au choix, être totale ou partielle. Son coût dépend de la solution choisie et du volume à traiter, c’est-à-dire du nombre de fiches de paie. Voici quelques conseils et bonnes pratiques si vous envisagez l’externalisation de la paie de votre entreprise. 

Quelles sont les missions que vous pouvez confier à un prestataire de paie ? 

Les missions principales que vous pouvez confier à un prestataire externe sont les suivantes  : 

• la saisie et le contrôle de la paie ;
• la gestion des arrêts de travail ;
• les déclarations sociales ;
• l’administration du personnel (par exemple, les contrats de travail) ;
• la gestion de la médecine du travail ;
• le conseil en droit social (une thématique en plein développement).

Quels sont les principaux bénéfices de l’externalisation de la paie ? 

Contrairement aux idées reçues, ce sont généralement les grandes entreprises qui ont le plus recours à cette solution, préférant se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée et s’éviter certaines bévues d’ordre juridique… Elles y trouvent plusieurs intérêts majeurs.

Garantir la conformité légale de la paie

La réglementation française est l’une des plus complexes en matière de paie. D’ailleurs, 2002 est arrivée avec son lot d’ajouts de paragraphes et d’alinéas, des informations que vous pourriez ignorer. Les cabinets d’externalisation de la paie, en revanche, sont censés être des experts qui maîtrisent la réglementation et savent l’appliquer pour respecter le droit du travail. Les cas généraux et les événements exceptionnels (licenciement, rupture conventionnelle, augmentation, prime, etc.) sont ainsi pris en compte sans jamais sortir du cadre légal.

→ Résultat : moins de risques d’erreurs de paie et une tranquillité d’esprit pour les entreprises, notamment pour les petits patrons de PME qui peuvent rapidement se retrouver en difficulté financière en cas de conflit social, même limité.

Maîtriser les coûts

Le service paie représente une dépense très importante pour les entreprises. Il y a la masse salariale, le coût du logiciel de paie, sans oublier les nombreuses formations que doivent suivre les responsables RH ou le responsable « paie » afin de suivre les évolutions législatives et technologiques.

La société Hasbro — entreprise mondiale de jeu et de divertissement, 650 collaborateurs — a par exemple motivé sa décision d’externaliser la paie auprès d’un des grands acteurs du marché pour dégager des budgets supplémentaires à consacrer à la formation. Grâce aux économies réalisées sur la gestion de la paie, l’entreprise est en capacité de financer à hauteur de 60 % un programme de formation continue à destination de ses cadres « créatifs ».

Décharger les équipes en interne

Ne plus gérer la paie en interne permet logiquement de gagner du temps et de s’atteler à des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

L’expertise juridique 

Le prestataire qui gère votre paie est un expert en paie et RH. Il offre donc un service de qualité en se conformant à toutes les prescriptions juridiques en la matière. 

En plein développement international (croissance organique, rachats), l’entreprise Covidien — matériel médical et chirurgical, 39 000 salariés — a fait le choix d’externaliser la gestion de sa paie pour des raisons pratiques et juridiques. Il lui était impossible d’acquérir les compétences légales nécessaires dans chaque pays (18) où l’entreprise possède une filiale sans courir de risques de non-conformité.

Quelques inconvénients ? 

Bien sûr, vous l’aurez deviné, les inconvénients relatifs à tout processus d’externalisation sont la perte de compétences en interne, la dépendance vis-à-vis du prestataire et un risque de fuite des données. Sachez que la plupart des prestataires avec lesquels vous pouvez travailler proposent des niveaux d’externalisation différents pour ne pas brûler les étapes ou convaincre en interne de manière progressive.

En cas d’externalisation partielle, une répartition des tâches est effectuée entre l’entreprise et son prestataire. En accord avec ce dernier, l’entreprise choisit les travaux qu’elle aura à sa charge. A minima, elle doit récolter les informations permettant d’établir la paie et les transmettre au prestataire. Le prestataire met à la disposition de l’entreprise un outil qui lui permet de faciliter la gestion de la paie. Celle-ci conserve le contrôle du processus RH.

Comment choisir son partenaire ? 

Pour choisir une solution qui convient à la taille de son entreprise, tout commence par une phase de réflexion : certains prestataires demandent un nombre minimum de bulletins de paie mensuels, d’autres sont spécialisés dans les start-ups et petites entreprises. Renseignez-vous sur les pratiques de votre secteur ; que font vos concurrents ? 

L’avenir de votre entreprise est aussi à prendre en compte dans votre décision. Pensez-vous à externaliser la paie dans le cadre d’une restructuration ? Ou alors, souhaitez-vous changer de gestion de paie pour anticiper une forte croissance ?

Il existe trois grandes catégories d’acteurs auxquels vous pouvez vous adresser en fonction de la taille de votre entreprise.

Le cabinet comptable

Traditionnellement utilisé par les TPE et petites PME qui n’ont pas de service de comptabilité, le cabinet comptable est chargé de gérer la comptabilité de l’entreprise.

Au-delà de sa prestation de comptabilité, le cabinet propose un volet social qui comprend la réalisation des paies des collaborateurs et les déclarations sociales, mais également des prestations en administration du personnel, telles que la rédaction des contrats de travail. Il a également un rôle de conseil en droit social.

Notre conseil : il est essentiel de bien se renseigner sur la qualification de la personne chargée du volet social au sein du cabinet, car dans certains cabinets (essentiellement dans les petits qui n’ont pas de pôle social à part entière), les comptables sont formés « sur le tas » et l’expertise nécessaire à la fonction n’est pas toujours au rendez-vous.

Le logiciel de paie en mode Saas

Certains logiciels de paie proposent désormais une prestation d’externalisation de la paie avec plusieurs niveaux d’assistance :

• la saisie des éléments variables et le contrôle de la paie sont effectués par le client avec l’assistance du prestataire, les déclarations sociales sont effectuées par le prestataire ;

• la paie est gérée dans sa totalité par le prestataire. Le plus souvent, la saisie est laissée au client via une plateforme en ligne.

L’entreprise Biocoop a sauté le pas vers l’externalisation de la paie pour des raisons pratiques : la gestion du travail sept jours sur sept, des plannings changeant chaque semaine pour respecter les jours de repos de chacun, des temps partiels et des heures supplémentaires sont des paramètres difficiles à gérer dans le commerce de détail. Avec l’utilisation d’un logiciel de paie en mode SaaS qui inclut la gestion des plannings, la gestion de la paie d’un magasin de dix employés ne prend qu’une heure à la fin de chaque mois ; un gain de temps indéniable.

Pas de favoritisme ici, mais vous avez sûrement entendu parler de Payfit, la dernière licorne française qui vient de lever 254 millions d’euros ; preuve que l’externalisation en mode Saas a le vent en poupe. Il existe de nombreuses autres solutions disponibles en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise. 

Le gestionnaire de paie indépendant

Une entreprise souhaitant externaliser sa paie peut également faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, ayant généralement le statut de micro-entrepreneur. 

Le fonctionnement est le même qu’avec un cabinet comptable ou une entreprise spécialisée en gestion de paie. Comme pour tout prestataire, il est essentiel de s’assurer de la qualification et du sérieux du gestionnaire de paie indépendant. 

Notre conseil : la crise sanitaire ayant accéléré l’adoption du télétravail, vous pouvez désormais faire appel à un gestionnaire de paie n’importe où en France. Si votre entreprise est située dans une grande ville où les salaires sont plus élevés, vous pouvez faire appel à un gestionnaire situé en province pour bénéficier de tarifs encore plus avantageux.

L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie

Ce type d’entreprise s’est beaucoup développé ces dernières années. C’est une alternative au cabinet comptable avec des collaborateurs qui sont spécialistes de la paie. 

Les missions sont les mêmes que celles d’un cabinet comptable, mais dans la mesure où le cœur de métier est la paie et non la comptabilité, l’analyse se permet d’être beaucoup plus poussée avec une dimension beaucoup plus axée sur les ressources humaines que financière. Par ailleurs, certains cabinets se sont spécialisés dans un secteur d’activité en particulier, comme le transport, la grande distribution, la banque ou l’audiovisuel.

Combien on économise vraiment ? 

L’information que trouverez sur internet au sujet de l’externalisation de la paie est souvent publiée par les prestataires de paie eux-mêmes dans des articles de type « auto-promo ».

Il est difficile de se fier à 100 % à leurs estimations quant aux économies qu’on peut réaliser réellement avant d’en avoir fait l’expérience. Selon une étude ANDRH de 2019, on estime qu’externaliser sa paie peut faire économiser entre 20 % et 30 % par fiche de paie. 

Le prix est généralement facturé par fiche de paie, soit en moyenne 25 euros par bulletin. Des prestations supplémentaires peuvent être facturées, comme les embauches et soldes de tout compte. Un contrat de travail est facturé en moyenne entre 50 et 100 euros, un avenant est facturé en moyenne entre 10 et 20 euros.

Il ne s’agit pas d’une activité réglementée. Ainsi, chaque prestataire fixe librement ses tarifs. Il convient alors de bien définir la tarification en amont afin d’éviter les mauvaises surprises.

C’est la crise qui a poussé l’entreprise Papyrus — 2 000 personnes, 22 pays, distributeur de papier (pas forcément un secteur très porteur…) — à prendre la décision d’externaliser la gestion de la paie. En pleine restructuration — et donc avec un plan social à la clef —, l’entreprise lyonnaise a confié la gestion des paies à ADP pour gagner en flexibilité et se concentrer sur son cœur de métier. 

→ Résultat : la capacité d’économiser l’équivalent de deux temps pleins et de nombreux tracas administratifs pendant cette phase de transition délicate : « Cela passe par l’externalisation de la paie. Si vous commencez par externaliser la gestion de la paie, vous libérez du temps pour vous consacrer à d’autres tâches », Karima Cherifi (DRH Papyrus France).

Et la confidentialité des données ? 

Externaliser la paie n’exonère pas l’entreprise de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernant les données personnelles des collaborateurs de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’interroger le prestataire sur le respect du RGPD.

Lors de la recherche d’un prestataire, renseignez-vous sur les garanties de sécurisation des informations. Sauvegarde, respect des normes de sécurité, tableau de bord en temps réel… comment seront manipulées et présentées vos données RH ? Qui y aura accès et comment ?