L’entreprise Steelcase spécialisée dans le mobilier de bureau et dans l’aménagement d’espaces de travail a réalisé un guide ayant pour but d’anticiper les conséquences de la crise sur les espaces de travail. 

Dans ce contexte de reprise où les entreprises ont besoin de retrouver leur productivité d’antan, elles sont également confrontées à ce que cette reprise ne se fasse pas au détriment de la sécurité et de la santé des collaborateurs. La sécurité, qu’elle soit physique ou psychologique, est un des pilier du bien être au travail. 

Avant la crise, beaucoup de lieux de travail étaient organisé de façon à ce que les collaborateurs se croisent régulièrement pour favoriser la communication et le partage. Parsemé de canapés et autres assises conviviales, l’aspect de certains bureaux a évolué pour laisser place à des espaces qui invitent à ce chacuns travaillent à plusieurs endroits selon leurs envies et besoins. Les espaces partagés ont donc augmenté et le nombre de mètres carrés par personne a fortement diminué ces 10 dernières années. Alors qu’il faut limiter la circulation du virus au travail, les open spaces sont à reconsidérer pour éviter un re confinement. Ces types d’aménagements au travail, favorisant une culture collaborative et attirant les talents doivent aujourd’hui se préoccuper de la limitation de circulation du virus. Ils n’ont pas été créé initialement pour répondre à ce besoin car il était difficile de prévoir une pandémie comme celle du coronavirus. Les organisations ont désormais la possibilité d’anticiper ce risque en modifiant l’environnement de travail afin d’éviter la fermeture d’établissements.

A court terme…

Dans un premier temps et alors qu’une partie des salariés est encore en télétravail, les entreprises peuvent décider d’espacer les postes de travail en évitant que les individus soient à moins de 2 mètres les uns des autres. Lorsque l’espace n’est pas suffisant pour respecter cette distance, l’ajout d’écrans ou de panneaux pour séparer les espaces peut se faire. Il y a également un travail de responsabilisation des collaborateurs à faire. Ils doivent éviter de changer de bureau fréquemment et essayer de rester sur le même espace de travail tout au long de la journée. De plus, tout comme cela se fait couramment en salle de sport avant et après l’utilisation des machines, il peut être intéressant que les salariés se responsabilisent et nettoient rapidement leur bureau avant et après utilisation. Des lingettes nettoyantes doivent donc être mises à disposition. L’entreprise ont également tout intérêt à fournir du gel nettoyant pour les mains et des masques. L’utilisation d’autocollants pour indiquer les distances à respecter entre chaque employé et le sens de circulation dans les couloirs étroits peut s’avérer très utile également. 

A moyen terme…

Par la suite, les entreprises vont accueillir progressivement la quasi totalité des employés. Les espaces doivent être aménagés pour faire face à cet afflu de personnes. Dans ce contexte incertain où la possibilité d’une seconde vague n’est pas exclue et où la manière dont le virus se transmet n’est pas totalement établie, il faut que les espaces soient flexibles et facilement aménageables. Le mobilier doit être facile à déplacer et à nettoyer (surfaces lisses avec des tissus lavables et des revêtement anti microbiens). La connexion mobile avec le partage connexion peut donner la possibilité de travailler dans des espaces supplémentaires afin que les individus restent à distance.
Des outils numérique de dernières générations comme des écrans mobiles peuvent s’avérer utiles pour travailler en collaboration avec des équipes à l’internationale qui ne peuvent pas encore se déplacer. Les réunions peuvent se faire dans des espaces ouverts segmentés par des panneaux avec des tabourets afin de se réunir dans un espace sans être enfermé dans une salle.

A long terme…

Pour aller plus loin et à plus long terme,  les solutions sans contacts (commandes vocales ou gestes pour les lumières, les portes ect…) et les matériaux résistants à des nettoyages fréquents vont se développer. Des capteurs surveillant l’activité des collaborateurs pourront permettre la détection d’action révélatrice de maladie. L’environnement de travail doit prévoir une collaboration en toute sécurité entre tous les individus. 

De plus, les entreprises qui ne l’ont pas déjà fait vont de plus en plus se préoccuper de la manière dont les individus peuvent télétravailler à domicile de manière optimale.