Le passeport de formation existe dans les textes depuis 2004. Il a été renforcé par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, puis encore précisé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail. Vingt ans après sa création législative, il reste pourtant l’un des outils les moins maîtrisés de la formation professionnelle, aussi bien par les salariés que par les employeurs et les services RH. Ce décalage entre l’ambition du législateur et la réalité du terrain mérite qu’on s’y attarde sérieusement.

Ce que dit la loi

L’article L.6323-8 du Code du travail définit le passeport de formation comme un document appartenant au salarié, dans lequel sont recensées les formations suivies, les certifications obtenues, les expériences professionnelles acquises et les compétences développées tout au long de la vie professionnelle.

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Ce point est fondamental et souvent mal compris : le passeport de formation n’appartient pas à l’employeur. Il n’appartient pas non plus à l’organisme de formation. Il est la propriété exclusive du salarié, qui en est le seul gestionnaire et qui décide souverainement de ce qu’il partage avec qui. L’employeur ne peut pas en exiger la communication, ni en conditionner une décision d’embauche ou d’évolution professionnelle.

La loi de 2021 a ajouté une dimension importante en liant le passeport de formation au passeport prévention, dont nous reviendrons sur les spécificités. Elle a également renforcé l’articulation avec le Compte Personnel de Formation, dont le passeport constitue en quelque sorte la mémoire longue.

Le passeport prévention : la nouveauté qui change tout

C’est la grande évolution réglementaire de ces dernières années sur ce sujet. La loi du 2 août 2021 a créé le passeport de prévention, qui est une composante spécifique du passeport de formation, dédiée aux formations en matière de santé et sécurité au travail.

Son fonctionnement repose sur une logique de co-alimentation. L’employeur est tenu de renseigner dans le passeport prévention du salarié toutes les formations à la sécurité qu’il lui a dispensées ou fait dispenser. Les organismes de formation certifiés Qualiopi qui délivrent des formations sécurité sont également tenus d’y consigner les certifications obtenues. Le salarié peut y ajouter les formations suivies à titre personnel, notamment via son CPF.

Cette obligation de renseignement par l’employeur est une nouveauté structurante. Elle transforme ce qui était jusqu’alors une démarche volontaire du salarié en une obligation partagée entre le salarié et son employeur. Un employeur qui ne renseigne pas le passeport prévention de ses salariés après une formation sécurité est en situation de non-conformité avec ses obligations légales.

Le passeport prévention est accessible via Mon Compte Formation, la plateforme qui héberge également le CPF. Son déploiement effectif a été progressif depuis 2022, et les fonctionnalités continuent d’évoluer. En 2026, la grande majorité des organismes de formation certifiés Qualiopi alimentent désormais automatiquement le passeport lors de la délivrance d’une certification.

Ce que contient concrètement un passeport de formation

Le passeport de formation a vocation à regrouper plusieurs catégories d’informations :

Les certifications et diplômes obtenus, qu’ils soient issus de la formation initiale ou continue, enregistrés ou non au RNCP ou au répertoire spécifique.

Les formations suivies, avec leur durée, leur organisme dispensateur, leur date et leur contenu. Cela inclut les formations internes dispensées par l’employeur, les formations externes financées par l’entreprise, les formations suivies via le CPF et les formations réalisées dans un cadre personnel.

Les habilitations et certifications spécifiques à la sécurité, avec leurs dates de délivrance et d’expiration. C’est là que le passeport prévention joue son rôle central : CACES, SST, habilitations électriques, AFGSU, formations PRAP — toutes ces certifications à durée limitée ont vocation à y figurer avec leur date d’échéance.

Les expériences professionnelles significatives, notamment celles pouvant donner lieu à une validation des acquis de l’expérience.

Les bilans de compétences réalisés et les éléments issus des entretiens professionnels, dans la mesure où le salarié choisit de les y intégrer.

L’articulation avec le CPF

Le CPF et le passeport de formation sont deux outils distincts mais profondément liés. Le CPF est le mécanisme de financement : il permet à chaque actif d’accumuler des droits en euros pour financer des formations certifiantes. Le passeport de formation est le mécanisme de mémoire : il retrace l’ensemble du parcours, qu’il ait été financé par le CPF, par l’employeur, par un OPCO ou par le salarié lui-même.

Cette distinction est importante dans une logique de gestion de carrière. Un salarié qui utilise son CPF pour obtenir un CACES voit cette certification apparaître dans son passeport. Mais un salarié dont l’employeur finance la même formation via le plan de développement des compétences doit s’assurer que cette certification est également renseignée dans son passeport — soit par l’organisme de formation, soit par son employeur dans la composante prévention, soit par lui-même.

La plateforme Mon Compte Formation centralise aujourd’hui ces informations, mais des doublons et des lacunes persistent, notamment pour les formations anciennes et pour les formations internes non déclarées à un organisme certificateur.

L’enjeu de la portabilité

La portabilité est la promesse centrale du passeport de formation. Un salarié qui change d’entreprise emporte avec lui la traçabilité complète de ses compétences et de ses certifications. Il peut ainsi justifier auprès d’un nouvel employeur de la validité de ses habilitations, éviter des doublons de formation et valoriser un parcours parfois fragmenté entre plusieurs employeurs.

Pour les entreprises qui recrutent, le passeport de formation — quand le candidat choisit de le partager — représente une source d’information fiable sur les certifications détenues. C’est particulièrement pertinent pour les habilitations sécurité : un employeur peut vérifier qu’un candidat possède bien un CACES valide avant de lui confier la conduite d’un engin, sans devoir organiser une formation coûteuse si la certification est encore en cours de validité.

Cette portabilité a également une dimension économique pour les entreprises. Un salarié intérimaire ou un prestataire externe dont le passeport prévention atteste de certifications valides n’a pas besoin d’être reformé systématiquement. L’enjeu est particulièrement important dans les secteurs qui recourent massivement à la flexibilité, comme la logistique, le BTP ou l’industrie.

Pourquoi il reste sous-exploité

Malgré ses atouts, le passeport de formation souffre de plusieurs freins persistants qui expliquent son faible taux d’utilisation réelle.

Le premier est la méconnaissance. Une majorité de salariés ne sait pas que ce document existe, encore moins qu’ils en sont les propriétaires légaux. Les services RH eux-mêmes ont souvent une connaissance parcellaire du dispositif, en particulier sur les obligations de renseignement liées au passeport prévention.

Le deuxième est la fragmentation des systèmes. De nombreuses entreprises gèrent leurs formations dans des SIRH internes qui ne sont pas interfacés avec Mon Compte Formation. Les données de formation restent dans des silos et n’alimentent pas automatiquement le passeport du salarié. Les développements techniques nécessaires à cette interopérabilité avancent, mais lentement.

Le troisième est culturel. Dans beaucoup d’entreprises, la formation est encore perçue comme une prérogative de l’employeur, pas comme un actif appartenant au salarié. L’idée que le salarié est le propriétaire de son passeport et peut décider de ne pas le partager avec son employeur est mal acceptée par certaines directions, qui y voient une perte de contrôle.

Ce que les employeurs doivent mettre en place concrètement

Les obligations des employeurs en matière de passeport de formation se concentrent aujourd’hui principalement sur le passeport prévention. Voici ce que la réglementation impose :

Renseigner le passeport prévention du salarié à l’issue de chaque formation sécurité organisée par l’entreprise. Cela inclut les formations dispensées en interne par des formateurs salariés, pas seulement les formations externalisées.

S’assurer que les organismes de formation auxquels l’entreprise fait appel sont bien certifiés Qualiopi et qu’ils alimentent effectivement le passeport lors de la délivrance des certifications.

Informer les salariés de l’existence du passeport de formation et de leur droit d’y accéder via Mon Compte Formation. Cette obligation d’information est souvent intégrée dans le livret d’accueil des nouveaux salariés, mais elle reste insuffisamment mise en pratique.

Intégrer la consultation du passeport prévention dans les processus de recrutement, avec l’accord du candidat, pour éviter les redondances de formation et sécuriser juridiquement la prise de poste.

Perspectives d’évolution

Le passeport de formation est appelé à prendre une importance croissante dans les prochaines années, sous l’effet de plusieurs dynamiques convergentes.

La montée en puissance de la validation des acquis de l’expérience simplifiée, réformée par la loi de 2021, fait du passeport un outil central pour préparer et constituer les dossiers VAE. Les candidats à la VAE qui disposent d’un passeport bien renseigné ont un avantage significatif dans la constitution de leur dossier de recevabilité.

L’évolution vers des bilans de compétences plus fréquents et mieux articulés avec les parcours professionnels donne également plus de valeur à un passeport exhaustif. Les opérateurs de conseil en évolution professionnelle (CEP) utilisent de plus en plus le passeport comme point de départ des accompagnements.

Enfin, la généralisation des outils d’intelligence artificielle dans la gestion des ressources humaines va probablement accélérer la numérisation et l’exploitation des données du passeport. Les entreprises qui auront anticipé la structuration de ces données seront mieux positionnées pour tirer parti de ces évolutions.