Justificatifs perdus ou illisibles, logiciels complexes, règles incompréhensibles… Bienvenue dans l’enfer de la gestion des notes de frais !

Il arrive souvent qu’un collaborateur soit amené, dans le cadre de ses activités, à avancer des frais pour une dépense professionnelle. L’entreprise est ainsi tenue de les lui rembourser. Malheureusement dans la pratique, c’est beaucoup plus compliqué que cela.

Le combat du salarié

Souvent les notes de frais sont faites une à deux fois par an, pour respecter des délais de remise spécifique. Pour cela il faut utiliser un logiciel mis à disposition par l’entreprise dans lequel il faut scanner les justificatifs avant d’en reprendre l’ensemble des informations, tout ça pour quand même fournir l’ensemble des justificatifs papiers à la compta. On vous repartage au passage l’intervention de Laure Closier, chroniqueuse chez BFM Business sur le sujet.

Cette situation pousse les salariés à ne pas perdre leur temps sur des formalités administratives et préfèrent ne pas déclarer quitte à ne pas être remboursés. Selon une étude réalisée en 2015 par la société Unit4 menée dans neuf pays (Etats-Unis, Canada, Royaume-Uni, Espagne, France, Pays-Bas, Allemagne, Belgique et Suède), 73% des employés remplissent les formulaires de remboursement sur les heures de travail perdant une moyenne de 20 minutes de travail soit 53 euros par salarié pour l’entreprise. De plus, en cas d’erreur du salarié, le coût s’élève encore de 48 euros par note de frais corrigée.

Toujours selon l’étude, le montant global des dépenses professionnelles non remboursées s’élève à 14 milliards d’euros chaque année. Rien qu’en France, un employé sur trois renonce annuellement à se faire rembourser ses notes de frais et perd en moyenne 212 euros, soit un total de volume de frais non remboursés s’élevant à 600 millions d’euros.

Cette étude établit donc un lien entre la mauvaise qualité des processus de remboursement des frais et la frustration ainsi que la démotivation des salariés.

La fin des originaux ?

Depuis 2017, l’URSSAF imposait aux entreprises de présenter les frais de justificatifs originaux. « Si l’entreprise n’était pas en mesure de présenter les originaux de ses justificatifs de notes de frais, l’URSSAF pouvait requalifier les frais en avantages en nature, avec un impact financier de l’ordre de 60% du montant des frais, correspondant aux charges patronales et salariales » explique Tristan Leteurtre, dirigeant et cofondateur de Mooncard, une solution intégrée de gestion des notes de frais et achats professionnels.

Or, en modifiant le code de la Sécurité sociale, le nouvel arrêté supprime officiellement cette obligation de conserver ses justificatifs papiers. En effet, un arrêté publié fin mai (Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale) autorise les salariés à jeter les originaux des justificatifs de leurs notes de frais sous condition d’avoir correctement procédé à leur numérisation : identification conforme, intégrité de la copie, archivage à valeur probante, format et couleur de l’archivage. Pratiquement, et depuis cette innovation, la numérisation suffit à condition que l’administration puisse vérifier qui a pris la photo, à quel moment et si des modifications ultérieures ont été réalisées.

La digitalisation de la gestion des notes de frais en plein boom

Depuis quelques années, et encore plus ces derniers mois, le créneau de la gestion des notes de frais digitalisée est en pleine expansion. De nombreuses startups se sont lancées sur ce marché et des entreprises ont mis en place des processus différents en interne pour simplifier cette gestion.

Expensya est une solution automatisée de gestion des notes de frais qui permet, grâce à leur digitalisation, de limiter l’altération et la perte des factures papiers. Ainsi, le collaborateur devra prendre en photo son reçu via son smartphone et sa dépense sera automatiquement créée et stockée dans le Cloud. De plus, cette solution détient une fonction d’archivage à valeur probante qui consiste à produire, recueillir et classer des documents afin de les consulter ultérieurement. C’est un moyen pour se débarrasser complètement des papiers.

Des startups donnent une alternative au temps passé à remplir des formulaires et permettent donc aux entreprises de contrôler les dépenses. A titre d’exemple, pour les voyages professionnels, KDS, Concur et Traveldoo relient l’entreprise, l’agence de voyage et l’organisme de paiement. En effet, ce système consiste à prélever le montant de la réservation sur une carte détenue par l’agence ; dans le même sens, la comptabilité de l’entreprise reçoit directement la facturation.

De même, afin de ne plus dépenser d’argent en espèce et de gérer des notes de frais, la startup Spendesk, confie aux salariés une carte bancaire virtuelle avec des plafonds définis par mois. Elle a de même prévu une application mobile pour prendre en photo les reçus sur son téléphone pour éviter de perdre ses factures.

Idem pour Mooncard, une fintech qui propose une carte de paiement corporate associée à un logiciel qui permet d’automatiser l’ensemble du processus de gestion des notes de frais.

Le même cas s’applique chez Qonto où on ne parle pas de « notes de frais » mais de « dépenses d’entreprise ». Des cartes de paiement Qonto Mastercard sont fournis aux salariés avec une limite attribuée à chacun en fonction de son poste. Cette entreprise propose également une solution dématérialisée pour les justificatifs de paiement : une simple photo du ticket est à envoyer sur l’interface web après l’avoir prise sur le mobile.

En conclusion, avec la digitalisation des processus liés aux dépenses professionnelles, les collaborateurs sont invités à justifier leur note de frais avec zéro papier. Attention tout de même à bien utiliser des outils permettant de valider la valeur probante de la numérisation sous peine de se voir retoquer par l’administration fiscale.

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