Un regard intérieur sur la gestion d’une équipe d’une soixantaine de collaborateurs répartie sur six fuseaux horaires différents de la part de notre Head of Employee Experience.

Talkpush est une entreprise distribuée depuis sa création en 2014, et nous avons honoré notre slogan : le monde est vraiment notre vivier de talents !

Max Armbruster, le fondateur, voulait créer un modèle non conventionnel qui donnerait aux Talkpushers la liberté de donner le meilleur d’eux même, selon leurs propres termes.

Pour le citer : “Certains d’entre nous travaillent au bureau, d’autres à la maison. Nous ne regardons pas les horaires. Nous ne comptons pas le nombre de jours off que nous prenons. Certains d’entre nous portent des costumes, d’autres des shorts et des sandales. Nous ne pensons pas que le débat sur l’équilibre entre le travail et la vie personnelle ait beaucoup de sens. Nous venons travailler parce que nous voulons changer le monde chaque jour, un peu à la fois. Honnêtement, c’est la seule façon de vivre.”

Fondamentalement, nous avons la flexibilité d’être des loups solitaires, loin de la machine à café, travaillant en pyjama. Ou, nous pouvons aussi bien aller dans un de nos cinq bureaux dans le monde entier, et suivre un planning serré. Les Talkpushers peuvent choisir le modèle qui marche le mieux pour eux ou les mixer.

Nous avons mis au point des politiques d’entreprise pour en faire une expérience inclusive pour tous. Par exemple, les Talkpushers à distance peuvent demander un accès pour un espace de coworking. En tant que responsable de l’expérience des employés, je me suis rendue compte que cette flexibilité impacte notre façon de travailler et nous force à la discipline.

Je souhaite dans cet article partager des réflexions d’un point de vue managérial : Que signifie être une entreprise distribuée ? Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? Comment collaborons-nous ?

La réalité de la distribution

Une équipe distribuée est un groupe de personnes travaillant pour la même entreprise, sans un environnement traditionnel. Les interactions entre les équipes et entre les départements se font grâce à des technologies clés telles que les visio-conférences ou les applications de messagerie. Nous utilisons beaucoup Slack et Zoom, pour le travail. Et également les groupes WhatsApp pour connecter les collaborateurs à un niveau plus personnel, comme partager ce que nous avons déjeuné, ou même des photos de nos animaux domestiques.

Chez Talkpush, nous avons un modèle hybride : 

  • Nous avons des bureaux lorsque des membres de notre personnel ont envie d’avoir un lieu de travail physique ;
  • Nous sommes également dispersés dans le monde entier. Avoir du personnel dans 10 pays signifie que quelques Talkpushers sont seuls dans leur ville.

C’est fascinant et cela nous donne vraiment un avantage dans notre quête d’adaptation sur un marché mondial. Chaque Talkpusher apporte sa propre expérience locale et donne à notre entreprise la chance de faire partie d’un large panel de cultures.

Notre responsable de l’ingénierie vit à Paris, notre rédactrice de contenu passe ses journées à faire de la communication à partir d’une plage du Golfe du Mexique. Je suis moi-même nomade et j’aime me connecter personnellement avec les équipes de chacun des bureaux Talkpush. A Hong Kong, à San Jose, au Costa Rica, à Manille, aux Philippines et à Mexico City.

Les bons outils et les bonnes personnes 

Du point de vue du recrutement, nous nous assurons d’embaucher des personnes qui correspondent à notre culture d’indépendance et qui peuvent s’épanouir dans un modèle totalement à distance. Notre équipe connaît l’importance d’être autonome, de savoir gérer son temps et d’être axé sur la confiance. Tout ce que l’on fait est interconnecté, on se fait donc confiance pour faire notre part de travail. En effet, nos objectifs sont partagés et publiquement disponibles, nos heures affectent nos collègues et leurs objectifs.

Pour faire cela, nous avons soigneusement construit notre environnement technologique, en sélectionnant les outils qui soutiendrait le mieux notre vision multiculturelle grâce à  notre équipe répartie :

  • Zoom : utilisation intensive de la vidéoconférence.
  • Slack : pour communiquer de façon désynchronisée, mais constamment, les uns avec les autres.
  • Whatsapp : pour les interactions personnelles (et les affaires urgentes).
  • Trello : nous l’utilisons très sérieusement, nos tâches doivent absolument être claires et faciles à contrôler.

Comment collaborons-nous en tant qu’entreprise distribuée?

La contribution de l’entreprise, du service et de l’individu est essentielle pour soutenir la croissance de Talkpush :

  • Town Hall (Assemblé) : Nous nous réunissons lors d’un appel mensuel à l’échelle de l’entreprise. Nous y discutons des objectifs, des mises à jour des produits, des résultats des ventes, des annonces du personnel. Et le PDG prend le temps de répondre à toutes les questions.
  • Actualités de l’entreprise : Nous partageons toutes les nouvelles “à ne pas manquer” sur Slack et WhatsApp.
  • Objectifs accessibles : Nous révisons constamment nos objectifs – tous les 4 mois – et tout notre personnel a accès aux objectifs de chacun, même ceux du PDG.
  • Volontariat pour travailler sur certains objectifs : Les talkpushers peuvent facilement se proposer s’ils veulent soutenir certains projets. Cela nous aide à rester concentrés, mais aussi à nous assurer que les gens travaillent sur des projets qui les passionnent et pour lesquels ils peuvent contribuer au mieux. Grâce à cet engagement nous restons motivés et alignés sur nos objectifs.
  • Appels d’équipe hebdomadaires ou mensuels : Afin d’améliorer la collaboration dans les services. Être loin de la machine à café peut diminuer les interactions que nous avons. Ce qui fonctionne pour nous, c’est de nous assurer que les départements/services disposent d’un peu de temps pour faire part de leurs préoccupations et de leurs progrès.
  • Se rendre au bureau en avion si besoin : Nous n’avons pas peur de sauter dans un avion et de voyager à travers le monde pour concrétiser un projet et nous rassembler – en fait, nous adorons ça.

Comment trouver l’équilibre ? Quels sont les horaires de travail des collaborateurs ?

Comme Max l’a dit, nous ne pensons pas que le débat sur l’équilibre travail/vie personnelle ait beaucoup de sens. Nous faisons partie de Talkpush parce que nous le voulons. Nous croyons en notre mission : faire en sorte que le recrutement soit automatisé tout en ayant un premier contact ; et nous travaillons dur pour y parvenir.

Avec l’équipe dispersée aux quatre coins du globe, il y a toujours quelqu’un qui travaille. En effet, un Talkpusher est toujours entrain de travailler sur un problème. Et il peut envoyer un message au milieu de la nuit… Nous n’empêcherons pas les noctambules de Talkpush d’envoyer des messages… et nous seuls pouvons nous empêcher de les lire !

Nous savons que travailler à la maison avec des gens sur plusieurs fuseaux horaires, dans une industrie que nous aimons tous, permet de perdre facilement la notion du temps. C’est pourquoi nous insistons sur l’importance des limites et de l’utilisation de chaque outil pour un usage précis. Les Talkpushers sont encouragés à désactiver les notifications Slack à la fin de leur journée de travail. Nous avons toujours Whatsapp comme solution de secours lorsque quelque chose ne peut vraiment pas attendre. Mais, la plupart du temps, la déconnexion totale est possible.

Nos conseils pour notre personnel : N’insistez pas pour répondre aux messages au milieu de la nuit ou du week-end. Vous pourrez y répondre quand vous les verrez. C’est la beauté des conversations asynchrones : vous pouvez les poursuivre au moment opportun.

La vérité est que nous sommes de grands fans de notre modèle d’entreprise distribuée. Il fonctionne pour nous, car les gens que nous embauchons aiment vraiment leur travail ; ils sont investis dans le succès de notre entreprise. Nous sommes tous responsables, et Talkpush nous donne les ressources et la liberté de produire le meilleur de notre travail.

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