La formation est un élément clé pour développer les compétences et les connaissances professionnelles. Cependant, le coût de la formation peut souvent être un frein pour les individus et les entreprises qui cherchent à investir dans le développement de leurs employés. Pour cette raison, il est important de comprendre comment calculer le coût d’une formation afin de maximiser les investissements et de s’assurer que les budgets sont utilisés de manière efficace. 

Les étapes pour déterminer le coût de votre formation

Lorsqu’il s’agit de planifier une formation, le coût est un facteur clé à prendre en compte. Le coût d’une formation peut varier considérablement en fonction de différents facteurs qui doivent être pris en compte lors de la planification de la formation. En comprenant ces facteurs, vous pourrez mieux gérer votre budget de formation.

Définir les objectifs de la formation

La première étape pour calculer le coût d’une formation est de définir les objectifs de la formation. Que voulez-vous accomplir avec la formation ? Quels sont les résultats souhaités pour les apprenants ? Pour répondre à ces questions, vous devez considérer les compétences, les connaissances et les comportements que vous souhaitez que les apprenants acquièrent. Les objectifs de la formation sont habituellement conciliés dans un plan de formation.

Par exemple, si vous voulez former une équipe de vente pour augmenter les chiffres de l’entreprise, vous devez identifier les compétences et les connaissances nécessaires pour y parvenir. Vous pouvez alors concevoir la formation pour aider les apprenants à développer ces compétences et connaissances spécifiques.

Une fois que vous avez défini les objectifs de la formation, vous pouvez estimer le temps nécessaire pour les atteindre. Cela vous donnera une idée approximative du nombre d’heures de formation requis.

Évaluer les coûts directs de la formation

Les coûts directs de la formation comprennent les coûts associés à la conception, la planification et la livraison de la formation. Les éléments clés à prendre en compte pour estimer ces coûts sont les suivants :

• les salaires des formateurs et des concepteurs de la formation ;
• les coûts des matériaux de formation (manuels, présentations, vidéos…) ;
• les coûts de location de la salle de formation ou d’autres installations ;
• les coûts des technologies de formation (plateformes d’apprentissage en ligne, logiciels de gestion de l’apprentissage…) ;
• les coûts de transport et d’hébergement pour les formateurs ou les participants, si nécessaire.

Il est important de noter que les coûts directs de la formation peuvent varier en fonction de la complexité de la formation et des ressources nécessaires pour sa conception et sa livraison.

Évaluer les coûts indirects de la formation

Les coûts indirects de la formation sont les dépenses qui ne sont pas directement associées à la conception et la livraison de la formation, mais qui peuvent être affectées par la formation. Ceux-ci peuvent comprendre :

• les coûts de la productivité perdue pendant la formation ;
• les coûts de remplacement du personnel durant la formation ;
• les coûts d’heures supplémentaires pour les employés.

Les coûts indirects peuvent être plus difficiles à estimer que les coûts directs, et peuvent avoir un impact significatif sur le coût total de la formation. 

Pour estimer ces coûts indirects, vous pouvez considérer la durée de la formation, le nombre de participants et l’impact de la formation sur la productivité. Par exemple, si la formation dure une semaine et que 10 employés y participent, vous devrez peut-être embaucher des travailleurs temporaires pour remplacer ces employés pendant la formation. De même, si la formation est en ligne et ne nécessite pas de salle de formation, il peut y avoir moins de coûts indirects que pour une formation en présentiel.

Évaluer le retour sur investissement de la formation

Une fois que vous avez évalué les coûts directs et indirects de la formation, il est important de s’intéresser au retour sur investissement (ROI) de la formation. Cette étape vous permet de déterminer si les coûts de la formation sont justifiés par les avantages que vous espérez en retirer.

Pour calculer le ROI de la formation, vous devez estimer ses avantages économiques. Prenons un exemple : vous souhaitez former une équipe de vente pour augmenter les ventes de l’entreprise. Pour obtenir le ROI, vous devez estimer le montant des ventes supplémentaires qu’elle générera après la formation. Vous pouvez ensuite le soustraire au coût de la formation.

Il est important de noter que le ROI peut varier en fonction de la nature de la formation et des objectifs de l’entreprise. Par exemple, si l’objectif de la formation est de réduire les erreurs de production, le ROI peut être plus difficile à estimer que pour une formation destinée à augmenter les ventes.

Fixer un budget réaliste

Une fois que vous avez évalué les coûts directs et indirects de la formation, et déterminé les sources de financement disponibles, il est important de fixer un budget réaliste pour la formation. Un budget réaliste doit être suffisant pour répondre aux objectifs de la formation tout en restant dans les limites des ressources disponibles.

Il est également important de prendre en compte les fluctuations du marché et les changements technologiques qui peuvent affecter les coûts de la formation. Par conséquent, il est recommandé de prévoir une marge de sécurité dans le budget pour faire face à ces changements imprévus.

Quelles sont les sources de financement possibles d’une formation ?

Le financement des formations en entreprise est une question clé pour les employeurs qui cherchent à développer les compétences de leur personnel. Les formations peuvent être financées de différentes manières en fonction de l’entreprise et du type de formation. 

Le budget de formation de l’entreprise

L’une des premières sources de financement d’une formation est le budget prévu pour la formation. Celui-ci est généralement alloué chaque année pour les dépenses de formation et de développement des employés. 

Pour utiliser le budget de formation, l’entreprise doit établir un plan de formation qui prend en compte les besoins de formation des employés et les objectifs de l’entreprise. Le plan de formation doit être en ligne avec la stratégie globale de l’entreprise et doit être approuvé par la direction.

Les subventions et les bourses de formation

Les subventions et les bourses de formation sont des sources de financement externes. Elles peuvent être obtenues auprès de différentes sources, telles que les gouvernements, les organisations professionnelles et les fondations.

Ce type de source de financement peut couvrir tout ou partie des coûts de la formation. Les employeurs peuvent rechercher les subventions et les bourses de formation disponibles pour leurs employés et soumettre des demandes de financement.

Les programmes de développement des employés

Les programmes de développement des employés sont des programmes mis en place par l’entreprise pour développer les compétences de ses employés. Ces financements peuvent inclure des formations en entreprise, des programmes de mentorat, des programmes de coaching et d’autres initiatives de développement professionnel.

Les programmes de développement des employés sont généralement financés par l’entreprise elle-même. Les employeurs peuvent les utiliser pour financer les formations spécifiques.

Les programmes de formation professionnelle

Ce type de financement est proposé par des organisations professionnelles, des universités et d’autres institutions de formation. Les programmes de formation professionnelle peuvent être financés par les employeurs ou les employés eux-mêmes.

Les employeurs peuvent encourager leurs employés à suivre des programmes de formation professionnelle en offrant des avantages tels que des remboursements de frais de scolarité ou des jours de congé pour étudier. Les employeurs peuvent également organiser des programmes de formation professionnelle en interne pour développer les compétences de leurs employés.

Les fonds de développement des compétences

Les fonds de développement des compétences sont des fonds mis en place pour financer les programmes de formation. Ils peuvent être financés par les gouvernements, les employeurs ou d’autres organisations. Les employeurs peuvent ces fonds pour financer les formations spécifiques à leurs employés. Ils peuvent soumettre des demandes de financement pour en obtenir.

Le financement des formations en entreprise peut être réalisé de différentes manières en fonction de l’entreprise et du type de formation. En prenant en compte ces sources de financement, vous pouvez déterminer la capacité de financement disponible pour couvrir les coûts de la formation.

FAQ :

Q : Pourquoi est-il important de calculer le coût d’une formation ?

Il est important de calculer le coût d’une formation pour prendre une décision d’investissement éclairée.

Q : Quels sont les coûts directs et indirects d’une formation ?

Les coûts directs comprennent les frais de formation, tandis que les coûts indirects incluent la perte de temps de travail et la baisse de productivité.

Q : Comment comparer les offres de formation ?

Pour comparer les offres de formation, il est recommandé d’obtenir des devis détaillés de plusieurs organismes de formation et de comparer les prix, les contenus, les modalités et les résultats attendus.

Q : Comment optimiser le budget de formation ?

Pour optimiser le budget de formation, il est possible de négocier les tarifs, de profiter de financements publics ou privés, de mutualiser les coûts avec d’autres entreprises ou encore de planifier les formations pendant les périodes creuses.

Q : Comment mesurer les résultats de la formation ?

Pour mesurer les résultats de la formation, il est recommandé de mettre en place un système de suivi et d’évaluation pour mesurer les résultats de la formation et ajuster les futurs investissements en conséquence.

Q : Comment justifier l’investissement en formation auprès de la direction ?

Pour justifier l’investissement en formation auprès de la direction, il est important de démontrer les avantages économiques et stratégiques de la formation, tels que le retour sur investissement attendu, l’amélioration de la productivité ou la réduction des coûts.