Umanis, une ESN leader en Data, Business Solutions et Digital, a décidé de centraliser ses processus RH. Pour cela ils ont choisi de mettre en place Workday. Pourquoi cet outil et quels ont été les principaux enjeux ? Retour d’expérience !
Changer son SIRH ?
Cette entreprise de 3000 collaborateurs est actuellement composée d’une population jeune avec une moyenne d’âge de 36 ans. La plupart des collaborateurs sont des ingénieurs informatiques qui déploient des solutions chez les clients pour leur permettre d’être plus performant. Ainsi, cette organisation souhaitait implémenter un progiciel intégré au sein de son entreprise. Le but était de répondre à deux enjeux clés :
- Le self service et la mobilité : que les informations soient accessibles par le biais de tablette, smartphone et ordinateur.
- La transparence : une partie des collaborateurs travaille sur le site et une autre partie chez les clients. Il est donc important que les employés puissent avoir accès aux informations RH à distance, dès qu’ils le souhaitent.
Le lancement du projet
Umanis a commencé ses recherches en lançant un appel d’offre car l’entreprise possédait un cahier des charges très spécifique et précis. Ils ont au début sélectionné huit propositions de progiciels intégrés pour ensuite en sélectionner trois qui correspondaient à leur besoin. L’entreprise a finalement choisi Workday en se basant sur le choix des managers et des collaborateurs : un système Cloud en self-service réunissant la Finance, les RH, et la planification dans un système unique.
Les équipes ont ensuite travaillé sur la mise en place de l’outil Workday durant un an, avant le lancement officiel. Cela leur a permis de revoir l’ensemble des processus et outils RH existants comme les tableaux excel, les logiciels de formations, de recrutement… Ainsi, ils ont pu, grâce à des travaux en équipes, simplifier les processus afin de pouvoir les intégrer facilement à Workday.
Le retour d’expérience
Le lancement de cet outil s’est fait début février 2019, et 100% des collaborateurs se sont connectés dessus. Les analyses d’Umanis montrent également que 92% des salariés sont satisfait de Workday. Les équipes RH suivent ce taux de satisfaction mensuellement et travaillent en continu sur son amélioration optimisant les processus.
Le changement de son SIRH est toujours un sujet complexe. Umanis nous conseille de prendre en compte deux points importants lors de l’implémentation de tels progiciels :
- La revue des processus : Il faut simplifier les processus en amont cela permet de rendre l’outil plus performant. Pour cela, les équipes d’Umanis ont travaillé sous forme d’ateliers pour créer une adhésion des équipes.
- La conduite du changement : Eve Royer, DRH, nous confie qu’il ne faut pas minimiser cette partie. Il est primordial de former les managers et les collaborateurs à l’utilisation de Workday afin d’obtenir une efficience optimale.
