Comment rédiger un cahier des charges de formation ?

Un cahier des charges de formation est un document qui définit les objectifs, les modalités, les moyens et les critères d’évaluation d’une action de formation. Il permet de cadrer le projet de formation et de faciliter la communication entre le commanditaire, le prestataire et les apprenants. Il est donc essentiel de rédiger un cahier des charges de formation clair, précis et complet. Dans cet article, nous allons vous expliquer étape par étape comment rédiger un cahier des charges de formation efficace.

Quels sont les éléments à inclure dans un cahier des charges de formation ?

Pour concevoir et mettre en œuvre une action de formation efficace et adaptée aux besoins, il est indispensable de rédiger un cahier des charges de formation. Ce document sert de feuille de route pour réussir la formation, mais aussi pour en sélectionner les prestataires. Mais quels sont les éléments à inclure dans un cahier des charges de formation ? 

Un cahier des charges de formation doit comporter les éléments suivants :

• Le contexte et les enjeux : il s’agit de présenter la situation actuelle, les besoins identifiés, les problématiques à résoudre, les opportunités et les bénéfices attendus de la formation.
• Les objectifs pédagogiques : ils permettent de définir ce que les apprenants doivent savoir et acquérir à l’issue de la formation. Les objectifs pédagogiques doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels).
• Le public cible : décrire les caractéristiques des apprenants (nombre, profil, niveau, prérequis, attentes, contraintes…) permet de faire une analyse de la formation et des modalités y afférentes.
• Les modalités pédagogiques : pour choisir les méthodes, les techniques et les outils pédagogiques adaptés au public cible et aux objectifs pédagogiques. Il faut également préciser le format (présentiel, distanciel, mixte), la durée, le rythme, le lieu et le calendrier de la formation.
• Les moyens humains, matériels et financiers : il s’agit de déterminer les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la formation (formateurs, intervenants, supports, équipements, budget…).
• Les critères et les modalités d’évaluation : afin de mesurer l’efficacité de la formation en termes de satisfaction, d’acquisition, de transfert et d’impact. Il est important de définir les indicateurs, les outils et les moments d’évaluation (avant, pendant, après la formation).

Il est important de structurer ces éléments de manière claire et cohérente dans le cahier des charges de formation, en veillant à ce qu’ils répondent aux besoins spécifiques de l’organisation et du public cible.

Quels sont les avantages d’un cahier des charges de formation ?

Un cahier des charges de formation présente plusieurs avantages, et ce, pour les différentes parties prenantes du projet de formation. 

Pour le commanditaire, le cahier des charges de formation permet de formaliser les besoins et les coûts du projet de formation. Il facilite la sélection et la négociation avec le prestataire de formation. Il garantit la cohérence et la qualité de la formation et favorise l’implication et l’adhésion des apprenants. Le cahier des charges facilite également le suivi et le contrôle de la formation et permet d’en évaluer les résultats et les retombées.

Au niveau du prestataire, le cahier des charges de formation est un outil précieux pour comprendre les attentes et les besoins du commanditaire. Il facilite la conception et la réalisation de la formation. Il garantit le respect du contrat et du budget et encourage la satisfaction et la fidélisation du client. Grâce au cahier des charges, le prestataire peut améliorer son offre et sa qualité de service.

Enfin, pour les apprenants, le cahier des charges de formation permet de connaître les objectifs, les modalités, les moyens et les critères d’évaluation de la formation. Il facilite la préparation et la participation à la formation. Cet outil garantit l’acquisition et le transfert des compétences, et motive l’apprenant dans son parcours de formation. Il permet aussi d’évaluer ses progrès et ses acquis.

Comment rédiger un cahier des charges de formation efficace ?

Parce qu’il est le fil conducteur de la formation, la rédaction d’un cahier des charges ne doit pas se faire à la légère. Il est important de s’appuyer sur une analyse préalable des besoins et des attentes de la formation, d’utiliser un langage clair et fixer des objectifs réalisables. Pour rédiger un cahier des charges de formation efficace, il faut passer par plusieurs étapes. 

Comprendre les besoins de formation

Avant de commencer à rédiger votre cahier des charges de formation, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre organisation. Quels sont les domaines dans lesquels les employés ont besoin de se former ? Quels sont les objectifs à atteindre grâce à cette formation ? Identifiez les compétences à développer et les connaissances à acquérir.

Définir les objectifs de la formation

Les objectifs de la formation doivent être clairs, mesurables et atteignables. Par exemple, si vous souhaitez former vos employés à l’utilisation d’un nouveau logiciel, un objectif pourrait être “Être capable de maîtriser les fonctionnalités clés du logiciel d’ici à la fin de la formation”. Identifiez les compétences spécifiques que vous souhaitez que les participants acquièrent à l’issue de la formation.

Déterminer le public cible

Il est important de définir le public cible de la formation. S’agit-il de nouveaux employés, de membres d’une équipe spécifique ou de l’ensemble de l’organisation ? Cette information vous aidera à adapter le contenu et le niveau de la formation en fonction des besoins et des connaissances préalables des participants.

Élaborer le contenu de la formation

Une fois que vous avez déterminé les objectifs et le public cible, vous pouvez commencer à élaborer le contenu de la formation. Prévoyez les sujets à aborder, les compétences à développer et les connaissances à transmettre. Organisez le contenu de manière logique en utilisant des modules ou des séquences d’apprentissage.

Préciser les modalités de la formation

Dans cette section, vous devez définir les modalités de la formation. Sera-t-elle dispensée en présentiel, à distance ou sous forme de modules en ligne ? Quelle est la durée prévue de la formation ? Spécifiez également les éventuels prérequis techniques ou logistiques nécessaires à la participation à la formation.

Évaluer la formation

Il est essentiel de prévoir une évaluation de la formation afin de mesurer son efficacité et d’apporter d’éventuelles améliorations. Déterminez les critères d’évaluation, tels que des tests de connaissances ou des études de cas, ainsi que la méthode d’évaluation, comme un questionnaire en ligne ou une évaluation à chaud.

Déterminer le budget et les ressources nécessaires

Pour assurer le succès de la formation, il est important de déterminer le budget disponible et les ressources nécessaires. Cela peut inclure les coûts liés aux formateurs, aux outils de formation, aux supports pédagogiques et à l’organisation logistique. Veillez à allouer les ressources de manière appropriée en fonction des besoins identifiés.

La rédaction d’un cahier des charges de formation demande du temps et de la réflexion, mais elle est essentielle pour garantir le succès de la formation. En suivant ces étapes, vous pourrez définir clairement les objectifs, le contenu et les modalités de la formation, ce qui permettra aux formateurs et aux participants de travailler efficacement vers les résultats attendus.

Pour conclure, rédiger un cahier des charges de formation efficace implique de comprendre les besoins spécifiques de la formation. Définir des objectifs clairs, préciser le public cible ou déterminer les ressources de la formation sont quelques-unes des étapes importantes de son élaboration. Un cahier des charges clair et précis conférera plus de pertinence à une formation, mais aussi à l’organisation ou l’entreprise qui la dispense.